Bir ofisi taşımak, bir evi taşımaktan farklı bir disiplin ister. Burada asıl mesele eşya değil, zamandır. Her kapalı kalınan gün müşteri, sipariş ya da hizmet kaybı demektir. Bu yüzden ofis taşımada plan, işin en kısa sürede ve iş akışını en az bozacak şekilde bitmesi üzerine kurulur. İyi kurulmuş bir planla çalışanlar cuma akşamı eski masalarından kalkar, pazartesi sabahı yeni ofiste bilgisayarlarını açar. Bunun için taşıma, işletmenin en sakin günlerine ve saatlerine yerleştirilir.
BarajTrans, Adana'dan başka bir şehre ya da başka bir şehirden Adana'ya taşınan büro, mağaza, klinik ve küçük işletmeler için masa, dolap, arşiv ve elektronik ekipmanı etiketli bir düzenle taşır. Yeni adreste her şey bir planla yerine konur. Bölümlere göre renkli ya da numaralı etiketleme, koli listesi ve yeni ofisin yerleşim planı bu düzenin temelini oluşturur. Taşıma tarihi ve saati işletmenin çalışma takvimine göre belirlenir; gerekirse akşam saatleri ve hafta sonu tercih edilir.
Önce Envanter, Sonra Kroki
Keşifte ofisteki tüm eşya bölüm bölüm listelenir: çalışma masaları, sandalyeler, dosya dolapları, toplantı masası, mutfak eşyaları, yazıcılar, bilgisayarlar ve varsa sunucu kabini. Ardından yeni ofisin krokisi istenir. Hangi bölümün hangi odaya yerleşeceği bu kroki üzerinde belirlenir ve her koli ile mobilyaya o odanın etiketi verilir.
Bu yöntem boşaltma sırasında karmaşayı önler. Ekip, kimseye sormadan koliyi doğru odaya bırakır, masayı doğru köşeye kurar.
Elektronik Ekipman ve Arşiv İçin Ayrı Kurallar
Bilgisayarlar, monitörler ve ağ cihazları en hassas yük grubudur. Kabloları sökülmeden önce fotoğraflanması ve etiketlenmesi, yeni ofiste kurulumu hızlandırır. Veri yedeği taşıma öncesinde mutlaka işletmenin kendisi tarafından alınmalıdır.
- Monitör ve dizüstü bilgisayar: balonlu naylon ve köpük destekli koli
- Kasa ve sunucu: dik konumda, kayışla sabitlenmiş taşıma
- Yazıcı: toner ve kartuşlar çıkarılarak ayrı paketleme
- Arşiv dosyaları: numaralı koliler ve koli listesi
- Gizli evrak: mühürlü koli, teslimde işletme yetkilisine imzayla
Hafta Sonu ve Mesai Dışı Taşıma
Birçok işletme için en mantıklı yol cuma akşamı paketlemeye başlamak, cumartesi yola çıkmak ve pazar günü yeni ofiste kurulumu bitirmektir. Mersin, Gaziantep veya Kayseri gibi Adana'ya yakın şehirlerde bu düzen rahatça uygulanır. İstanbul'a, İzmir'e ya da Ankara'ya taşınan ofislerde yol süresi hesaba katılarak takvim bir gün geniş tutulur.
Büyük ofislerde aşamalı taşıma da uygulanabilir. Önce arşiv ve kullanılmayan eşyalar, ardından birkaç gün sonra aktif çalışma alanları taşınır. Böylece işletme hiçbir gün tamamen kapanmaz.
İşletmenin Hazırlaması Gerekenler
Bir taşıma sorumlusu belirlemek, iletişimi tek kanala indirir. Çalışanlardan kişisel eşyalarını ve masa çekmecelerini kendilerinin boşaltmasını istemek, karışıklığı önler. Yeni binanın yük asansörü, otopark ve giriş saatleri gibi kurallarını önceden öğrenmek ve internet bağlantısının taşıma gününden önce hazır olmasını sağlamak, pazartesi sabahı çalışmaya kesintisiz başlamanın anahtarıdır.
Yeni ofise ilk ulaşan yük genellikle sunucu, ağ cihazları ve yönetim bölümünün eşyalarıdır; böylece teknik ekip kurulum işine diğer masalar gelmeden başlayabilir. Arşiv ve depo kolileri en son boşaltılır.
