Bir şirket için taşınma günü, aslında kaybedilen iş günü demektir. Sunucu kapatıldığında e-postalar durur, arşiv kolilenince muhasebe çalışamaz, telefon hatları taşınana kadar müşteriler ulaşamaz. Kurumsal taşımacılıkta amaç, bu kesinti süresini mümkün olduğunca kısaltmaktır. BarajTrans, Adana merkezli olarak şirket ofislerini, bölge müdürlüklerini ve şubeleri Türkiye'nin farklı illerine taşırken planı iş takvimine göre kurar ve çoğu zaman mesai dışı saatleri kullanır. Keşif sonrasında departman bazlı bir takvim ve kalem kalem yazılı fiyat hazırlanır, onayınızla süreç başlar.
Kurumsal taşımada karşınızda tek bir ev sahibi değil, farklı departmanlar ve onların farklı ihtiyaçları vardır. Bilgi işlem ekibi sunucunun ne zaman kapanacağını, insan kaynakları personel dosyalarının nasıl korunacağını, yönetim ise yeni ofisin hangi gün açılacağını bilmek ister. Bu yüzden süreç tek bir sorumlu kişi üzerinden yürütülür ve her departman için ayrı bir taşıma listesi hazırlanır. Taşıma bittiğinde kurum yetkilisiyle yeni ofis birlikte gezilir, eksik veya yanlış yere konmuş bir eşya varsa ekip ayrılmadan düzeltilir. Böylece personel ilk sabah koli aramakla uğraşmaz.
Planlama: geriye doğru sayılan takvim
Önce yeni ofisin faaliyete geçeceği gün belirlenir. Ardından bilgi işlem kurulumu, mobilya montajı, yükleme ve paketleme günleri bu tarihten geriye doğru yerleştirilir. Şehirler arası mesafe uzunsa, yolculuk süresi de takvime yaklaşık olarak eklenir; kamyonun saatte ortalama altmış ile yetmiş kilometre hızla ve molalarla ilerleyeceği hesaba katılır.
Birçok şirket cuma akşamı yüklemeyi, cumartesi yolculuğu ve pazar günü kurulumu tercih eder. Böylece pazartesi sabahı personel yeni masasına oturabilir.
Takvimin her adımı departman sorumlularıyla paylaşılır. Paketleme genellikle taşıma gününden birkaç gün önce, en az kullanılan alanlardan başlar: arşiv odası, depo ve toplantı salonları önce kolilenir, çalışma masaları ise son gün toplanır.
BT ekipmanı ve sunucu taşıma
Bilgisayar kasaları, monitörler, yazıcılar ve ağ cihazları ayrı kolilerde, darbe emici malzemeyle paketlenir. Her cihazın kablosu etiketlenip aynı koliye konur. Sunucu kabinleri ve depolama üniteleri ise kurumun bilgi işlem ekibinin verileri yedeklemesi ve sistemi kapatmasından sonra taşınır.
Bu cihazlar kapalı kasa kamyonda kasanın ön bölümünde, sarsıntının en az olduğu yerde, dik konumda sabitlenir. Teslimden sonra bağlantı ve kurulum, kurumun kendi teknik ekibi veya anlaşmalı servisi tarafından yapılır.
Arşiv ve gizli belgeler
Muhasebe kayıtları, sözleşmeler ve personel dosyaları kapaklı, numaralı arşiv kolilerine konur. Kolilerin içeriği dışarıdan okunmaz; yalnızca kod numarası yazılır ve kod listesi kurumda kalır. Arşiv kolileri mümkünse aynı araçta ve aktarmasız taşınır.
Gizlilik gerektiren dosyalarda kurum, kolilerin kapatılmasını kendi personeline yaptırabilir. Ekip bu kolileri açmadan taşır ve teslimde koli sayısını kurum yetkilisiyle birlikte kontrol eder.
Ofis mobilyası ve donanım
Çalışma masaları, toplantı masaları, dosya dolapları ve bölme sistemleri sökülerek taşınır. Her parça yeni ofisin kat planındaki yerine göre etiketlenir.
- Masa ve bölme sistemleri: söküm, etiketleme, yeni ofiste kurulum
- Ofis koltukları: streç film ve battaniyeyle tek tek sarılır
- Çelik dolap ve para kasası: ağırlığa uygun ekipmanla taşınır
- Mutfak ve dinlenme alanı: beyaz eşya taşıma adımlarıyla hazırlanır
- Tabela ve reklam malzemeleri: ayrı ambalajla korunur
Ne zaman profesyonel kurumsal taşıma gerekir?
Birkaç masalık küçük bir büro taşıması bile şehirler arası olduğunda ciddi bir organizasyon ister. Personel sayısı arttıkça, arşiv büyüdükçe ve teknik ekipman çoğaldıkça, işi şirket içi imkanlarla yapmaya çalışmak hem zaman hem de risk açısından pahalıya patlar. Şube açılışları, bölge ofisi birleşmeleri ve merkez değişikliklerinde profesyonel taşıma, işin aksamadan devam etmesini sağlar.
